Procesos del Tequila

Las prácticas de control de documentos en las organizaciones

[fa icon="calendar"] 25-oct-2017 8:00:00 / por Antonio Alvarez

Antonio Alvarez

Casa Sauza control de documentos normas ISO

En mi trayectoria laboral siempre me fue grato recibir la responsabilidad de actividades de alta importancia para la organización, este fue el caso de la Implementación de un Sistema de Administración de Calidad. Primero en los laboratorios y posteriormente en las actividades de producción y envasado de tequila. Una tarea de apariencia simple puesto que Casa Sauza contaba con bastante información documentada después de haber trabajado con los criterios del “Premio Nacional de Calidad” donde participó en 1992.

La información documentada en los puntos de uso.

El Manual Operativo: Normalmente integrado por un conjunto de documentos ordenados de manera específica a los que le antecede el índice el cual indica en forma de lista los documentos contenidos en el manual.

Para nuestra primera auditoría de certificación en Casa Sauza a nuestro Sistema de Administración de la Calidad en 1998, asignamos un Manual Operativo en cada etapa del proceso y áreas de soporte para asegurar que los documentos que requería conocer el personal, los tuviera disponibles en su versión vigente; el manual operativo fue una carpeta de tres argollas con estos documentos en forma impresa.

El uso de la máquina de escribir se reemplazó por computadoras lo que permitió disponer de los borradores originales en electrónico y actualizarlos con facilidad, aun así, la tarea de reemplazar los documentos obsoletos por documentos vigentes en los manuales operativos era exhaustiva y mayor aún aquellos documentos comunes como la “Política de Calidad” que estaba contenida en todos los manuales.

Otros documentos tenían que ser reemplazados por deterioro no intencionado. Con frecuencia el manual operativo se mojaba o se ensuciaba sea por descuido, por el uso o por las condiciones del medio ambiente. Pronto se visualizó la necesidad de trabajar para reducir el consumo de papel y el tiempo empleado en el reemplazo de documentos obsoletos.

Manual operativo en Casa Sauza

Prácticas para consulta de información documentada

El Kiosko: una estación donde se controla y se concentra la información documentada a imagen de una pequeña biblioteca, dispone de dos o tres ejemplares de cada documento.

La oportunidad de tomar como referencia a otras organizaciones llego a mi puerta. Lo más llamativo que observé en la industria fue en una empresa que fabrica amortiguadores: en un extremo de las líneas de producción instalaron un “Kiosko”, atendido por una persona durante los horarios de operación.

Aquel que requería consultar un documento en el kiosko lo solicitaba, se le entregaba contra un vale de resguardo. El vale le era devuelto al entregar el documento que había tomado como préstamo.

Al inicio de las operaciones de cada día el kiosko entregaba las formas de registro que los operadores deberían llenar como evidencia de los resultados en cada etapa de sus actividades. Al terminar el día estos regresaban los registros al kiosko. Este operaba además como almacén de registros.

Kiosko Quiosco de manuales en Casa Sauza

Mejora continua en el control de la información documentada

En Casa Sauza comenzamos a comprar papel que hubiera sido elaborado con fibra reciclada al menos en un porcentaje y a usarlo por ambas caras.

Un análisis de la información reveló que no todos los documentos que contenían los manuales operativos le eran útiles al operador. Los manuales adelgazaron al retirar estos y no volver a reemplazarse.

La opción del kiosko pareció interesante, Casa Sauza decidió hacer una variante de este, ya que la naturaleza de nuestra instalación, nuestra distribución y nuestras actividades son únicas en la industria.

El kiosko pasó a ser la estación electrónica de consulta de documentos del Sistema de Administración, además, se creó un único documento adecuado para cada etapa de proceso que comprende toda la información de consulta que puede necesitar un operador para desempeñar sus actividades de manera eficiente en esa etapa.

Si te interesa conocer como Tequila Sauza Administra los Requisitos de las Normas ISO en nuestro Sistema de control de documentos te invito a leer mi siguiente artículo titulado “Norma ISO: La información documentada en los puntos de uso en Tequila Sauza”.

También te recomendamos este interesante ebook gratuito. Descárgalo dando clic en el botón:

Nuevo llamado a la acción

Temas: Administración y Gestión Visual

Antonio Alvarez

Escrito por Antonio Alvarez

Líder Especialista en Sistemas de Calidad y Documentación.

Suscríbete a este blog

Recientes