¿Cómo simplificar de manera administrativa el abastecimiento de materiales de alta rotación?

Hoy en día existe una amplia gama de herramientas y metodologías que nos ayudan a realizar la simplificación de procesos y actividades operativas. Éstas herramientas están normalmente enfocadas a Maquinaria y Equipos pero también repercuten de manera significativa en la calidad de vida de las personas, pudiendo provocar un desequilibrio emocional, problemas de salud, estrés, frustración e inclusive crean climas de trabajo hostiles.

De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (OMS) “el estrés laboral provoca el 25% de los 75,000 infartos al año registrados en México; hasta ahora, 75 por ciento de los trabajadores mexicanos padecen este mal, lo que coloca al país en primer lugar a nivel mundial en esta categoría; le siguen china con 73 y Estados unidos con 59 por ciento, informó el secretario de la Comisión de Economía de San Lázaro, Jesús Valdés Palazuelos” (Fuente el Universal).

Para mejorar la calidad de vida de sus empleados, Tequila Sauza trabaja en la simplificación de los procesos administrativos para poder reducir, eliminar, simplificar o automatizar aquellas actividades que de manera administrativa consumen recursos y tiempo que no agrega valor.

Materiales de Alta Rotación

Los materiales con un alto número de vueltas de inventario son aquellos que como su nombre lo indican se utilizan de manera regular en los procesos y existe una amplia gama de artículos que varían desde tamaños, formas, colores, marcas, costos, entre otros. Algunos de ellos, aunque su tamaño pudiera indicarnos que es insignificante ante la necesidad de la pieza y no contar con ella puede convertir un pequeño desperfecto en un gran problema, que pudiera impactar en paros de producción, accidentes e incidentes de seguridad o descomposturas de maquinaria por trabajo forzado.

Es un control estándar que para este tipo de insumos se maneje un historial, archivos, registros de compras y de consumo para administrar su inventario ya que mediante estos controles los almacenistas o responsables de su administración gestionan los requerimientos al área de compras para su abastecimiento. Sin embargo, podría darse el caso que a pesar de tener estos controles se podrían presentar faltantes y esto traducirse a prioridades de suministro o incurrir en urgencias lo cual se transfiere a gastos adiciones al pagar fletes aéreos o urgentes para poder disponer del material en tiempo y forma, y así estresar el sistema y por ende a las personas y los procesos.

El área de abastecimiento estratégico es el interesado en la optimización de recursos y la automatización de procesos para la reducción y eliminación de actividades que no agregan valor trabajo y en analizar el proceso de suministro interno, abastecimiento y almacenamiento de este tipo de insumos detectan que existen varios factores que afectan la disponibilidad de los materiales de alta rotación:

• Consumos en tiempo y forma
• Abastecimiento oportuno de Materiales
• Notificación Oportuna de re-abastecimiento de materiales
• Inventarios confiables

Consumos en tiempo y forma

Es vital que todas las entradas y salidas de materiales sean registradas de manera oportuna y correcta ya que la falta de unos de estos procesos se verá reflejada en los niveles de inventario.

abastecimiento oportuno de las materias primas

Es importante trabajar de cerca con nuestros proveedores y desarrollarlos para de manera conjunta trabajar para que el proceso y servicio crezca. Es poco benéfico tener los registros de entrada y salida al día si los proveedores no suministran de manera oportuna las necesidades.

Notificación oportuna de necesidades

Para que los proveedores puedan entregar los insumos faltantes primero es necesario que el área de abastecimiento tenga conocimiento de dichas necesidades por lo que es vital que la comunicación entre el comprador y/o los almacenistas sea clara, precisa y sobre todo a tiempo.

Inventarios confiables

La exactitud de los inventarios es vital para esto es necesario que los almacenistas tengan inventarios cíclicos periódicos a fin de confirmar que los registros de salida y entrada estén al día para detectar cualquier diferencia en tiempo y forma.

Al considerar todas estas variables en Casa Sauza se exploraron diferentes técnicas, métodos, mecanismos y plataformas explorando la mejor opción que nos pudiera ayudar a concentrar las variables, analizarlas y reducir los re-trabajos o pérdida de información, pero sin incurrir en costos extras. Por tal motivo (gracias al ingenio y creatividad del que en su momento fuera el Gerente de Compras, Jose Alberto Arizaga), se desarrolló una plataforma que trabaja mediante internet llamada Never Red Light (NRL) la cuál utiliza un sistema KANBAN en nuestro almacén donde, tras un análisis de consumo sobre demanda, se lograron definir de manera estratégica inventarios mínimos, máximos y puntos de re-orden por cada componente.

Dentro del sistema NRL se almacenan los datos restrictivos, por ejemplo los Niveles de inventario (mínimo, máximo y re-orden), Existencias de Materiales y Proveedores. El comprador realiza una actualización de inventarios de manera masiva dentro del NRL dos veces por semana a fin de que el sistema detecte las necesidades de abastecimiento emitiendo un reporte donde enlistan los materiales que necesitan ser re-abastecidos empleando una ayuda visual, las cual consiste en asignar un color amarillo a aquellas piezas que su nivel de inventario acaba de llegar al mínimo o en su defecto color rojo cuando este llegó a un nivel crítico de cero inventarios.

Este sistema informa de manera diaria mediante un correo a él o los proveedores responsables de suministrar las piezas que en él se describen para que se trabaje en su abastecimiento buscando eliminar que el inventario llegue a ser cero.

Es mediante este sistema que el almacenista tiene un mayor aprovechamiento de su tiempo, ya que se elimina el paso de notificar al comprador para que éste informe a su vez a los proveedores del abastecimiento de los materiales, ya que el proveedor se entera de manera directa mediante la plataforma de cuáles son las necesidades de Casa Sauza.

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