Mantenimiento Autónomo en procesos administrativos

Retomando los contenidos que anteriormente se han hecho acerca de Mantenimiento Autónomo, cuyo objetivo principal es mantener los equipos en condiciones básicas de operación, podríamos trasladar esto a un contexto de procesos administrativos. ¿Cómo puedo hablar de mantenimiento autónomo en mis procesos siendo una área administrativa? Descubre la manera en que lo hacemos en Casa Sauza.

Resulta muy interesante hablar de este tema ya que por una parte no hay nada escrito, y por otra representa un reto por la aplicación de estos conceptos en áreas administrativas con la finalidad de alcanzar mejoras que benefician el desarrollo de nuestros procesos.

Es así como estamos haciendo una analogía de los pasos de Mantenimiento Autónomo aplicado a los procesos administrativos y para la cual hemos tomando como base la restauración, la mejora y la estandarización de los procesos administrativos.

Trabajamos en hacer la identificación de los procesos y sub-procesos, enfocándonos en las oportunidades de mejora que nos ayudan en el desarrollo y cumplimiento de las actividades, a través de la eliminación de pérdidas en nuestros procesos administrativos.

¿Cuál es el objetivo que buscamos con esta implementación?

Lo que queremos alcanzar principalmente es la eliminación de pérdidas, buscando la repetibilidad de nuestros procesos administrativos independientemente de quien los realice, garantizando la calidad de nuestro servicio en cada proceso a través del cumplimiento de los estándares definidos.

Una vez lograda la estandarización de las actividades de cada proceso, lo que buscamos es la simplificación de tareas rutinarias a través de automatizaciones de captura de información, llenado de formatos, etc...

Para cambiar el enfoque de mejora, en lugar de capturar información estamos cambiando el rumbo hacia el análisis y la aplicación de contra medidas.

Fases de implementación de mantenimiento autónomo en Procesos Administrativos

Hemos definido llevarlo a cabo mediante tres fases:

• Restauración
• Mejora
• Estandarización

A continuación, explicaremos como hemos definido cada una de ellas:

Restauración

Partimos de una revisión, modificación y/o cambios en nuestros procesos administrativos, considerando lo siguiente:

Revisión del Proceso

Iniciamos con el listado de todas las actividades de cada proceso así como los formatos y/o archivos que se requieren, el tiempo invertido en cada una de las actividades y quienes son las personas que participan durante la ejecución del proceso.

Hacer visible el proceso

Realización de un mapeo del proceso, el cual nos permite tener una visión completa de todo lo que conforma el desarrollo, realización y alcance del mismo.

Detectar Pérdidas

Revisión al detalle cada actividad que conforma el proceso, para la identificación de pérdidas, las cuales pueden ser por tiempos en la realización de actividades, formatos, duplicidad de actividades etc.

Análisis de Pérdidas

Identificación del impacto que tiene la perdida dentro del proceso y reunir toda la información requerida esto con el fin de saber si la pérdida puede ser mejorada o eliminada dentro de nuestro proceso. Consideramos que en cada proceso podemos tener pérdidas que no pueden ser eliminadas totalmente, sin embargo es importante considerarlas en nuestros mapeos de procesos.

Clasificación de Pérdidas

Implementación de 2 categorías:

La primera son las pérdidas que pueden ser solucionadas directamente por el dueño del proceso.

Y la segunda son las pérdidas en las que el dueño del proceso, requiere la intervención de terceros ya sea internos o externos para poder realizar una mejora o eliminación de la misma.

Resultados del mantenimiento autónomo en su primera fase

Principalmente lo que podemos logra en la primera fase de implementación, es poder conocer a detalle nuestro proceso, identificando las pérdidas y áreas de oportunidad del proceso.

Si quieres conocer más sobre nosotros y sobre nuestros procesos de producción, te invitamos que vengas a conocernos tomando uno de nuestros tours guiados.