Norma ISO en Casa Sauza: La información documentada en los puntos de uso

Con la responsabilidad de mantener las certificaciones ISO, en Casa Sauza nos hicimos conscientes de que los documentos no son suficientes, el personal que realiza las actividades con impacto en la calidad e inocuidad del producto, el medio ambiente o la seguridad y salud en el trabajo requiere conocerlos y aplicarlos. 

El sentido común fue fundamental para lograrlo. El respaldo de que los procesos se realicen según lo planificado depende de la información documentada de que disponga el operador.

La tarea de elaborar documentos

Originalmente los documentos del Sistema de Administración de la Calidad fueron elaborados por un reducido grupo de personas quienes eran responsables de los procesos. Las auditorías internas revelaban que estos documentos atendían todos los requisitos de ISO y que no se aplicaban cabalmente por las personas que realizaban las actividades en las diferentes etapas de los procesos. La responsabilidad de la actualización de los documentos pasó del responsable del proceso al operador de la etapa del proceso; parecía un reproceso, sin embargo, fue un gran ejercicio de capacitación y toma de conciencia pues los operadores organizados por etapas del proceso, bajo la dirección de su líder actualizaron la información en congruencia con los requisitos aplicables de las normas ISO. Al día de hoy los operadores son los portadores de la información necesaria para la actualización de documentos.

El soporte de la Información Documentada

Para eliminar el uso de papel en documentos impresos y el tiempo empleado en la actualización de manuales operativos se instalaron kioskos. Los primeros en Casa Sauza se instalaron en puntos cercanos a los operadores, estaban provistos de una computadora conectada a la red de Beam y con acceso a un software que soporta el Sistema de control de documentos. Cumplieron la función de mantener disponibles los documentos vigentes del sistema, la contraseña era de uso común y permitía el acceso para lectura desde cualquier computadora conectada a la red de Beam.

Con el correr del tiempo se instaló red inalámbrica, más y más empleados tuvieron acceso a herramientas de cómputo y se asignó claves de usuario y contraseñas personalizadas, los registros migraron de respaldo en papel a respaldos electrónicos. El beneficio tangible fue la eliminación de papel y del tiempo invertido en la actualización de manuales operativos. En palabras de nuestro Director: “Necesitamos avanzar a la par de los avances tecnológicos”.

Software para control de documentos

Las personas que deben generar información son responsables de crearla, actualizarla para mantenerla vigente y tomar en cuenta los requisitos de confidencialidad. Todas las empresas de Beam Suntory empleamos en la red la misma plataforma para el control de documentos. Esto nos permite compartir documentos, así como el acceso y consulta a los documentos de otras unidades de negocio. El sistema permite restringir el acceso a los documentos cuya información es sensible y los mantiene confidenciales. Un “Usuario Clave” del sistema de control de documentos en cada unidad de negocio, crea en el sistema las plantillas que requieren los usuarios y los flujos para que estos documentos sean revisados y aprobados para que conserven su congruencia con las Normas ISO y las estrategias de Casa Sauza.

 Los documentos en Casa Sauza cumplen una función estratégica que integrar la información relacionada con la calidad e inocuidad del producto, el desempeño ambiental y de la seguridad y salud en el trabajo. Ésta se revisa continuamente para mantenerla actualizada y flexible en congruencia con los cambios y tendencias de los procesos.

Si te interesa conocer el enfoque que dimos a control de documentos te invito a leer ni siguiente artículo titulado “Información documentada, cumplimiento a la Norma ISO”.