Mejorando procesos administrativos con valor TPM

por Jorge Octavio Rivera | 04-may-2017 8:00:00

 

living office casa sauza

 En los más de 15 años que tengo de laborar en esta empresa he vivido varias implementaciones de sistemas y metodologías siempre enfocadas a eficientar los procesos de producción, mejorando la calidad de los productos, costos y tiempos de entrega, pero estos sistemas no venían solos, incluían un gran número de formatos, registros y controles documentales que superaban por mucho el sistema para procesar la información, eso sin contar las largas jornadas de trabajo que demeritaban la calidad de vida del empleado, por no tener un sistema de automatización que nos permitiera optmizar los tiempos.

¿Por qué implementar TPM en los procesos Administrativos?

Para comenzar les diré que el pilar administrativo de TPM es una metodología que se centra en mejorar el desempeño de los procesos administrativos para eliminar las pérdidas en los procesos y en los activos.

Al contrario del departamento de producción, en donde se procesan materias primas y los resultado son bienes tangibles, los “Departamentos de Administración y Servicios” procesan información tomando los datos en bruto que se generan en las áreas de producción y añadiéndoles valor al procesarlos y organizarlos de manera clara y oportuna con una alta calidad, precisa y de bajo costo.

Objetivo del Pilar Administrativo TPM

El objetivo del pilar es mejorar la eficiencia mediante la optimización y sistematización de los procesos administrativos aumentando el output y disminuyendo el input, desarrollando personal altamente capacitado y competente en el uso de los activos y capital de trabajo para la generación de la información que facilite la tarea de responder rápidamente a cualquier cambio o necesidades de la organización.

6 Etapas para la implementación:

  • Limpieza inicial y eliminación de desperdicios.
  • Inventario de documentos y análisis del sistema de recopilación de archivo.
  • Análisis de trabajo, análisis de flujos de documentos.
  • Acciones de mejora.
  • Estandarización de actividades.
  • Realización de la gestión autónoma.

¿Cómo vivió Casa Sauza la implementación de la etapa 1?

Motivado por la necesidad de mejorar el tiempo de respuesta entre los departamentos de la empresa, la alta dirección tomó la decisión de reunir a todos los departamentos de operaciones en un mismo lugar, a este proyecto se le llamó Living Office.

Este proyecto consistió en la remodelación completa de las oficinas con la finalidad de eliminar las paredes que obstruyen el flujo de la información, estandarizando las islas de trabajo con lo mínimo necesario, ubicado equipos para procesar información, espacios para archivar y salas de junta de manera estratégica, con la finalidad de que todos puedan acceder a ellos de manera rápida y con esto realizar sus actividades de manera más eficiente.

Cabe resaltar que dentro del programaGPTW®, la colaboración es fundamental para los Mejores Lugares Para Trabajar, y el Living Office resuelve esta necesidad al mantener espacios abiertos y comunicados entre si.

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¿Cuáles fueron los resultados?

Con la estandarización de las islas de trabajo se eliminaron los artículos innecesarios, haciendo más fácil el poder encontrar los artículos que necesitamos, generando una área más amplia y limpia.  

Se equiparon las islas con equipos de última tecnología (Pantallas con conectores o vía wifi) para que si necesitas reunirte con tu equipo de trabajo sólo gires la silla y ¡listo! Ya puedes iniciar con tu presentación.

Se cambiaron todos los equipos de cómputo de escritorio por Laptops con la finalidad de que el usuario pueda moverse rápidamente para recabar o presentar información eliminando el tiempo por transcripción, también se disminuyó el tiempo de respuesta para atender las necesidades del cliente o proveedor en tu proceso.

Te invitamos a que vengas a Casa Sauza y conozcas más sobre nosotros y nuestros procesos de producción del tequila.

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