Procesos del Tequila

¿Cómo podemos mejorar los procesos administrativos?

[fa icon="calendar"] 13-ene-2018 6:00:00 / por Juan Carlos Medina

mejorar procesos administrativos.jpegEn Casa Sauza sabemos la importancia de tener una administración más eficiente y productiva para automatizar y eliminar las actividades que no agregan valor.

En la actualidad muchas empresas enfocan sus esfuerzos en aumentar la eficiencia de producción pero descuidan las áreas administrativas.

Esto implica todo un reto: quitar el miedo al cambio para implementar un proceso nuevo que al principio nos pueda parecer más complejo. Debemos asumir y enfrentar los nuevos retos cada vez más exigentes, con el propósito de mantenernos posicionados en el mercado, ante el ambiente tan competitivo y cambiante.

En la medida que nosotros podamos identificar nuestros procesos administrativos y empecemos a medirlos, podremos aplicar la mejora continua para:

  • Automatizar.
  • Estandarizar.
  • O eliminar actividades que se traducirán en ahorros para la empresa.
  • Y a su vez aprovechar el tiempo optimizado para generar conocimiento innovando y adaptándonos a nuevos procesos.

Gestionar el Cambio

Al saber gestionar el cambio saldremos de la rutina y de nuestra zona de confort. Ver el cambio como algo positivo que nos va llevar a una situación mejor o en este caso a un proceso administrativo más eficiente.

No olvidemos que un proceso administrativo gestionado de manera incorrecta nos lleva a tener pérdidas y a una baja de calidad en el servicio que estamos proporcionando.

  • Lo primero que necesitamos saber es cómo funcionan nuestros procesos y para esto necesitamos mapear el proceso correctamente y que no se vuelva una actividad teórica, sino al contrario, debe reflejar la situación actual. En este paso se identifican todos los documentos y actividades (incluyendo las que no agregan valor). Se toma el tiempo que nos lleva realizar cada tarea y se identifican los cuellos de botella.
  • Una vez que conocemos el estado actual de nuestro proceso ya podemos proceder con la optimización del mismo.

Herramienta para procesos de mapeo

Una herramienta de mucha utilidad para analizar y visualizar cualquier proceso de negocio o administrativo es el Mapa de procesos Makigami, el cual se puede aplicar a cualquier proceso en oficinas, hospitales, líneas de manufactura, etc.

Uno de los principales beneficios de esta herramienta es que cualquier persona puede participar y aportar pues contienen información visual fácil de interpretar.

Gracias a esta técnica se hacen muy visuales las actividades y se pueden desprender proyectos de mejora (KAIZEN) para eficientar procesos o generar ahorros importantes a la empresa.

 

Analizar los resultados

Una vez terminado lo anterior debemos analizar los resultados obtenidos con las mejoras del proceso que hayamos implementado, establecer indicadores de control y objetivos.

Los objetivos o metas de nuestro “nuevo” proceso con las mejoras ya implementadas deben ser constantemente monitoreados pues los objetivos pueden cambiar con el tiempo, siempre encaminados a la mejora continua.

De gran importancia es comunicar al equipo involucrado en el proceso de mejora, y a toda la empresa en general, los resultados de dicha implementación. Así se generará una mayor empatía por parte de los empleados y a su vez se hace conciencia de cómo cada actividad que realizan puede tener impacto en otros procesos.

En mi experiencia, podría decir que la mejora administrativa en nuestros procesos de Casa Sauza nos ha llevado a caer en un círculo virtuoso en el cual buscamos ser más eficientes y esto a su vez nos brinda una visión global hacia dónde queremos ir como compañía.

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Juan Carlos Medina

Escrito por Juan Carlos Medina

Especialista en Operaciones Logísticas

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