¿El Control de Documentos aplica solo por mantener una Norma ISO?

 Todo bajo Control, a todos nos gusta el orden y limpieza.

En una misma empresa, entorno social como la escuela y la universidad o en la familia, es posible encontrar desorden en un grupo de personas o impresionarse con la creatividad de otros. Si una persona lo puede lograr ¿Por qué los demás no? A lo largo de mi trayectoria el Control de Documentos ha sido un elemento común en diferentes entornos, así pasé por las diferentes etapas de mi educación en las aulas y mi trabajo en el ámbito profesional como Ingeniero Químico.

La moneda solo tiene dos caras:

• (a) las personas son ordenadas y disciplinadas al cuidar y conservar sus documentos o,
• (b) las personas son cuidadosas y creativas para ordenar, disponer, mantener y conservar sus documentos;

En mi opinión, en el segundo caso puede ser por disciplina y cultura, compromiso u obligación.

Sentido común: Cumplimiento de la norma ISO.

Un archivo de documentos limpio y ordenado, en el que se encuentra de manera rápida y espontánea lo que se busca, es de mucha ayuda y la persona responsable un gran apoyo. El tiempo que no se gasta en la búsqueda o espera de documentos es un ahorro cuantificable en un negocio / empresa.

Siempre ha llamado la atención aquel compañero de la escuela que en clase tomaba sus apuntes en forma, limpios, ordenados, con “bonita letra” y por qué no, hasta usaba diferentes colores. Lo mismo sucede en la industria con o sin una norma ISO implementada, existen aquellos empleados que conservan sus fichas técnicas, manuales de operación, registros de sus actividades limpios y ordenados; tan pronto como requieren algo, saben dónde se encuentra archivado, cómo está organizado el archivo, dónde está documentada la información solicitada, la tienen disponible en un instante y tan pronto como la desocupan la colocan nuevamente en el espacio que le tienen asignado.

Un colaborador ordenado siempre será apreciado por las personas a quienes da asistencia.

Sin embargo también existen aquellos con los que el supervisor tiene que lidiar todos los días, tan pronto como observas su cajón de archivo sabes que lo que buscas va a tardar horas en aparecer, es evidente la falta de orden.

El clásico operador que no registró las variables de su proceso y al final del turno en el mejor de los casos llena los formatos de la operación con datos que según él comenzó a grabar en su memoria desde hace 8 horas que inició el turno. ¿O será que se inventa los resultados que sabe que su supervisor quiere ver?

Si un documento no se encuentra, otro día aparece de manera mágica en la hoja más limpia y conservada que puedas imaginar, no te explicas como se ha conservado sin arrugas y limpia, comparada con el resto del archivo; esta persona requiere entrenamiento urgente, practicarlo, comprometerse a mantener la disciplina de lo contrario el supervisor deberá ayudarlo a salir del equipo.

El Control de Documentos tradicional

Guardar los papeles importantes de forma que a futuro evitará que estos sean destruidos por cualquier medio, protegerlos del entorno, de daños involuntarios y de manos extrañas.

Esto lo observé Desde los tiempos de mis abuelos. El control se extendía a fotografías conmemorativas, documentos emitidos por el registro civil, constancias de propiedades y pagos de derechos entre otros; el celo con que se guardó el certificado de primaria, el acta de nacimiento y otros no ha cambiado.

Esta práctica se ha ejercido en especial con los documentos contables de los negocios, la rudeza que ejercen algunas entidades gubernamentales ha formado la disciplina de los contribuyentes, no queremos tener asuntos pendientes de pago con el seguro social o con la secretaría de hacienda; aunque se realizan los trámites completos y en tiempo conservamos nuestros comprobantes, así nos sentimos más tranquilos.

Aplicación del control de documentos

Como dice el dicho: Papelito habla.

En la casa, en la escuela, en el negocio y en la operación dentro del ambiente laboral los documentos son la manera objetiva de demostrar que se hace, como se hace, que implica lo que se hace, quien estuvo involucrado, inclusive lo que costó. Las personas han aplicado el “Control de documentos” desde antes que las normas ISO existieran, al menos esto se observó en lo que a ellos les importa: su casa su negocio, su empleo….

De las actividades que corresponden a un empleo en muchos casos es común que el haber realizado una actividad se respalda con un registro: ¿cuánto de esto o lo otro se gastó?, ¿cómo operó la máquina?, ¿en qué tiempos operó?, ¿quién operó?... el supervisor en muchos de los casos pedirá los documentos correspondientes.

En 1987 surge por primera vez la primera norma de Administración publicada por la “Organización Internacional de Estandarización” con la publicación de la familia de normas ISO 9000 donde para el Control de Documentos publicó las mejores prácticas alineadas al sentido común de las personas como práctica voluntaria para cada organización que le interesa demostrar que cumple con el mínimo de prácticas de calidad. A partir de estas, aparecen otras normas voluntarias que requieren esta práctica.

Si te interesa conocer las prácticas de control de documentos en las organizaciones, te invito a suscribirte a este blog.