Tips para mantener una relación positiva con proveedores

En un mundo de proveedores distintos, es importante mantener una relación positiva con ellos. Después de todo, los proveedores son parte crucial para cualquier cadena de suministros y si ellos son fuertes, tú eres fuerte con ellos y juntos, pueden alcanzar sus metas.

Aquí les comparto algunos tips que actualmente llevamos a cabo en Casa Sauza y que han ayudado a mantener una alta tasa de entrega de cara a nuestros clientes.

Tips para mantener una buena relación con proveedores

Comunicación

En cualquier relación, la comunicación es muy importante. Nosotros en Sauza trabajamos con un email semanal llamado OPOR (por sus siglas en inglés Open Orders- Órdenes Abiertas). Cada semana, el mismo día de la semana, un archivo de Open Orders se envía a los proveedores y se les da un cierto número de días para responder. Con estos correos, les hacemos qué necesitamos, con base en nuestro calendario de producción, así como la cantidad que necesitamos de ese producto.

Es muy importante compartir esta información porque así les damos oportunidad de tomar sus decisiones. Si algo sucede en su planta esa semana, ellos ya tienen los elementos necesarios para decidir qué producir y cuánto, sin que afecte nuestro calendario de producción. De igual manera, al enviar esta información de manera sistemática, les damos el tiempo necesario para que nos respondan o retro-alimenten en tiempo y forma.

Visión

Es importante que los proveedores tengan una visión general de tu calendario de producción para que ellos, a su vez, puedan contar con la materia prima necesaria y con espacio de producción. No digo con esto que debas compartir todos tus secretos con ellos sino que, al menos, les dejes saber qué esperas de ellos en los meses que vienen.

Nosotros en Sauza trabajamos con órdenes de compra y forecasts (pronósticos).

• Las órdenes de compra se hacen para que los proveedores tengan una visión general de los siguientes dos meses
• El pronóstico les permite ver hasta el tercer mes

Las órdenes de compra se elaboran de la siguiente manera:

1. El primer mes se hace con base en un calendario de producción fijo

2. El segundo mes se hace con base en un pronóstico.

Esto nos ayuda a fortalecer la confianza entre ambas partes ya que, tanto clientes como proveedores, trabajamos con base en un acuerdo que le permita al proveedor saber que, si hemos requerido algo con tiempo, tenemos derecho a solicitarlo.

Esta orden representa también un documento más formal que sólo enviar un correo diciendo que necesitas tal o cual producto.

3. El tercer mes se elabora con base en un rolling-forecast (pronóstico de ventas estimado para un periodo de tiempo x).

Es muy importante tenerlo en cuenta durante cambios de temporada o promociones que puedas tener. Tú, como parte integral del área de adquisición, no puedes controlar la demanda pero sí puedes trabajar con tus proveedores par anticiparte a las necesidades que puedas tener y evitar así, usar la palabra "urgente".

Estrategias

Con una visión establecida, puedes ahora diseñar estrategias con tus proveedores, En Sauza aplicamos varias estrategias con nuestros proveedores.

• Con algunos, aplicamos la estrategia Kanban para materiales de alta rotación, ya que son reemplazados constantemente con base en la cantidad de stocks (almacenaje) que se tengan.
• También trabajamos con stocks de seguridad y hacemos pedidos de materiales.

Cada proveedor y tipo de material que se adquiera es diferente, es por ello que las estrategias se diseñan con base en el tipo de material y de proveedor.

Escucha

Escucha a tus proveedores. Ellos te compartirán información importante. Incluso si sólo son fechas relevantes, como un cierre de planta o una festividad especial, escúchales. Esta información se la debes de hacer llegar a tu equipo de planeación para que, tanto el área de adquisición como la de planeación, puedan trabajar juntas y evitar así costos de urgencias o (¡peor aún!) entregas no hechas a los clientes finales.

Pagos a tiempo

Por último, aunque no menos importante, págale a tus clientes a tiempo. Ellos hacen todo lo que está en sus manos para darte un excelente servicio y lo menos que puedes hacer, es tener un método de pago organizado.

Si los plazos de pago son a 30 días y tus proveedores:

• Han seguido los pasos necesarios para subir sus facturas
• Han entregado los bienes o servicios de acuerdo a las órdenes de pedido

Todo debe fluir sin complicaciones y tus proveedores deberán recibirán su pago de manera automática. Si algo sucede durante el proceso que no te permita pagarles de manera automática, trabaja de manera eficiente con tu equipo de finanzas para que se proceda con el pago en tiempo y forma.

Espero que estos tips que ayuden a fortalecer la relación que llevas con tus proveedores. Recuerda, ellos son parte crucial de tu cadena de producción y depende de ti el trabajar con ellos para garantizar juntos el éxito.

Te invitamos a que conozcas más sobre Sauza y sus procesos de producción directamente en nuestra fábrica. Tenemos varios tours guiados con los que aprenderás mucho sobre la producción del tequila y disfrutarás de un día inolvidable en nuestras instalaciones.