Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado de Tequila Sauza

Durante mi estancia en Tequila Sauza me he desarrollado profesionalmente a través de una serie de distintas actividades. Una de ellas es ser parte del equipo de auditores internos para evaluar el cumplimiento a nuestro Sistema Operativo de Tequila Sauza. En las auditorias en las que he participado, he aprendido y adquirido conocimientos de cada uno de los requerimientos que nos solicita el sistema de gestión integral y del cumplimiento mismo.

Cabe señalar que es importante llevar a cabo auditorías internas con el personal interno. Esto nos ayuda a realizar las auditorias con mayor profundidad y detectar dónde le impacta más al sistema operativo de Tequila Sauza.

De manera general, uno de los principales beneficios de realizar auditorías internas, es el permitir que los principales responsables de Tequila Sauza puedan tomar decisiones con base en los hallazgos encontrados por los auditores. Sacando un buen provecho de ello, podremos avanzar para que se puedan superar aquellos problemas que siempre han estado en Tequila Sauza y alcanzar así, los resultados previstos del sistema de gestión integral.

¿Qué son las técnicas de auditoría?

Las técnicas de auditoria son aquellos métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para comprobar información y/o evidencia que le permita reconstruir los hechos, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Actitudes frente a la auditoría

En los últimos meses se ha escuchado constantemente dentro de Sauza el tema de auditorías internas en los procesos del Sistema Operativo. Para algunos de sus trabajadores, estos temas son repetitivos y hasta se preguntan "¿Porque realizar tantas auditorías a nuestros procesos?" Sin embargo, existen personas con diferentes actitudes respecto a estas auditorías:

• El receptivo- aquel que es consciente de que los hallazgos encontrados le ayudan a mejorar sus procesos
• El defensivo- su finalidad es lograr que le levanten el mínimo de hallazgos, mostrando una actitud cerrada durante la auditoría

Algunos continúan viendo las auditorias como algo negativo, como una obligación, sin llegar a ver de manera interna que las auditorías nos ayuda a:

• Buscar oportunidades de mejora
• Verificar el grado de conformidad y el grado de implementación
• Verificar si estamos cumpliendo nuestros procedimientos establecidos como:
• manuales
• formatos
• procedimiento
• instructivos que tenemos establecidos en nuestro sistema integral en el que nos encontramos certificados

Día con día, el personal de Tequila Sauza se ha estado integrando a las auditorías y saben la importancia de llevarlas a cabo en nuestro sistema de gestión integral, ya que nos permite visualizar a detalle hallazgos clasificados como:

• Conformidades
• No conformidades
• Debilidades

Es así como podemos identificar las áreas de oportunidad, detectadas para mejorar y lograr así, mayores eficiencias operativas y mejores prácticas en nuestro sistema integrado.

Pues bien, sin más palabras, presentaré los pasos para hacer una auditoría interna, considerando la mejor forma en que pueda ayudar a los propietarios o encargados de los procesos de Tequila Sauza a mejorarlos.

5 pasos para hacer una auditoría interna

Paso 1: Planificación del programa de auditoría

En este primer paso se plantea una agenda con las futuras fechas de auditorías. Contar con un programa de auditoría es de suma importancia dado que permite que todos puedan saber con anticipación -una semana antes- cuándo será auditado cada uno de sus procesos durante las fechas propuestas en el programa.

De esta forma, se puede considerar que el programa de auditoría es el resultado principal de la etapa de planificación.

Paso 2: Planificación de la auditoría de procesos

Una vez establecido el programa anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditoría interna es realizar la planeación de la auditoria y comunicar (previo a la ejecución de la auditoria) a la gerencia y/o propietarios de los procesos de tequila Sauza, el alcance de la auditoría, de forma que todas las partes implicadas conozcan los límites dentro de los cuales se desarrollará la evaluación.

Paso 3: Realización de la auditoría

Toda auditoría se debe iniciar con una reunión previa de apertura entre el auditor y el propietario del proceso, para que entre ambos aprueben el plan de auditoría.

El auditor jefe:

1. Se presenta o presenta a los miembros del equipo auditor, técnicos u observadores
2. Explica el objetivo, alcance y los criterios de la auditoria
3. Describe el proceso de la auditoría a seguir
4. Informa la manera en la que se podrá reunir la información necesaria, por ejemplo:
1. Revisión de los registros previos (Manuales, Procedimientos, Catálogos, formatos) etc.
2. Entrevistas con los propios empleados (Conocen, aplican, saben e identifican los documentos) etc.
3. Recorrido en el área a auditar (Cumplan con lo establecido en el sistema integral)

Se hace entonces un análisis de los datos extraídos a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.

Con esta recopilación de información y mediante la observación de la actuación de la gente, el auditor busca comprobar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el sistema integral establecido.

Paso 4: Informe de auditoría

Una vez finalizado el proceso de revisión y recopilación de información sobre el proceso de la auditoría, es necesario efectuar una reunión de cierre entre el auditor y el propietario del proceso.

En esta reunión, el propietario del proceso debe quedar informado sobre los hallazgos encontrados en las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que, aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.

Es aconsejable que los hallazgos encontrados en la auditoria pasen al informe de auditoría para que dicho flujo de información del auditor quede documentado y entregable al propietario del proceso. De esta manera, se le puede dar un seguimiento en las futuras auditorías, considerando las acciones correctivas y preventivas descritas en el mismo.

Paso 5: Seguimiento de auditoría

En este punto es muy importante debido a que tras identificar las no conformidades es necesario verificar que las acciones correctivas sean implementadas dentro de un periodo razonable de tiempo.

Sin un seguimiento efectivo a las acciones correctivas, el proceso de auditoría sería un desperdicio de recursos del auditor y del auditado.

En resumen, en este blog que comparto hemos visto los pasos que se genera en una auditoria interna, y la importancia de llevarlo a cabo en nuestras instalaciones de Tequila Sauza. Sacando buen provecho de los pasos a seguir, podremos detectar aquellos problemas que siempre han estado presentes en nuestros procesos.

Te invitamos a que vengas a Sauza y conozcas más sobre nuestros procesos de producción tomando uno de nuestro tours giuados por nuestra planta. También puedes suscribirte a nuestro blog para que te mantengas al día con nuestras publicaciones.