La simplificación administrativa en Casa Sauza

En el 2009 iniciamos con un proyecto que suena muy fácil de implementar pero en la práctica no lo es: Simplificación administrativa en los procesos de Casa Sauza. Cuantas veces nos hemos enfrentado a sistemas poco eficientes al momento que queremos hacer algún trámite administrativo o alguna gestión ante alguna entidad gubernamental (un permiso para abrir un negocio personal por ejemplo) y nos damos cuenta que no existen procesos y procedimientos sencillos y prácticos para agilizar los trámites y obtener el resultado final: Una licencia.

En los procesos administrativos en las empresas ocurre un fenómeno similar. Existen procedimientos operativos, procesos administrativos y manejo de la información que generan ineficiencia y se incurre entonces en excesos transaccionales que al final se traducen en costos ocultos.

Analizar los flujos de procesos y revisar como se mueve la información, quien la genera, quien la recibe, que utilidad tiene y cuantos formatos o reportes se deben llenar; son puntos importantes que nos llevan a una pregunta fundamental : ¿Es confiable el proceso y la información que estoy generando?

Sin duda, la implementación de la Simplificación Administrativa, nos ha llevado por un camino retador pero a la vez nos ha dado una gran oportunidad de obtener eficiencias no sólo desde un enfoque de producción sino también desde un enfoque administrativo.

¿Cuál ha sido el reto de la simplificación administrativa en Casa Sauza?

Definitivamente buscar la simplificación de un proceso no es posible si no se conoce. El reto sin duda ha sido  analizar TODOS los procesos en su nivel más mínimo de detalle y esto nos lleva a generar información que sin una VISIÓN bien definida y soportada por una metodología que nos ayude a administrar el proyecto, causaría un caos en la forma de hacer los análisis y no generar resultados concluyentes.

Visión y metodología

La visión del proyecto ha sido definida  desde  nuestro Pilar de Administración y Soporte. Este pilar es parte de nuestro sistema de gestión TPM (Total Productive Management) y su visión es:

• Desarrollar e implementar políticas y sistemas que contribuyan a fortalecer nuestra planeación y nuestros procesos a través de simplificaciones administrativas

Cuando un proyecto como el que les comparto es respaldado desde una Visión Organizacional, esto simplemente se convertirá gradualmente en la forma como trabajamos, interactuamos y hacemos el despliegue en toda la organización de manera natural. A esto le llamamos cambio cultural.

Con respecto a la metodología que hemos seguido, puedo compartirles que en conjunto con el pilar de Mejora Enfocada hemos utilizado las siguientes herramientas y métodos que nos han permitido administrar la información del proyecto y generar resultados sorprendentes en su implementación. Sin duda la metodología que por excelencia debe ser el punto de partida son las 5´s.  Sin su total implementación será casi imposible generar una simplificación administrativa contundente.

Otras metodologías que hemos usado para nuestra implantación son:

• VALUE STREAM MAP
• MAKI GAMI
• KAIZEN STORY
• ANALISIS PORQUÉ/ PORQUÉ
• ARBOLES DE DECISIONES

¿Qué resultados hemos logrado?

• Reducción de formatos operativos y administrativos en un 40%
• 38% de reducción en el tiempo de entrega en la información en el proceso de destilación
• Incrementamos en un 44% la eficiencia en la entrega de información de planeación financiera

Seguimos en el camino de buscar mejorar nuestros procesos continuamente para lograr nuestra excelencia operativa. ¡Es un camino que nunca termina!

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Te invitamos a que vengas a Casa Sauza y conozcas más sobre nuestros procesos de producción del tequila.