Procesos del Tequila

¿Qué es el paper-less y cómo se liga a la simplificación de procesos?

[fa icon="calendar"] 11-jul-2018 18:28:32 / por Alberto Zepeda

Partiré desde el punto de describir que es el PaperLess dentro de Casa Sauza, y para ello les comentaré que dentro de los objetivos que se establecen por parte de la Dirección General y como principio de una empresa ESR (Empresa Socialmente Responsable), se optó por eliminar los formatos físicos de los procesos administrativos, los cuales debido a auditorías externas, pudiera darse el caso de que existieran. Con este objetivo se ha emprendido un camino de aprendizajes sobre diversas tecnologías para lograr este fin.

 

Paper-less casa sauza tpm

 

De igual manera, explicaré el tema de la simplificación de procesos, la cual radica en reducir procesos administrativos o mejorarlos para de esta forma realizarlos con la misma consistencia y calidad de servicio, pero en un menor tiempo o con menor participación de los empleados.

De esta manera surge un camino en conjunto sobre el ya mencionado PaperLess y el tema de la Simplificación de Procesos, ya que mediante la automatización de procesos que nos brinda el PaperLess, podemos lograr una simplificación de los procesos.

Pero entonces ……

¿Qué se puede automatizar de un proceso?

Con el tema de PaperLess, eliminamos el formato y ahorramos papel. En cuanto a simplificación de procesos y automatización podremos eliminar traslados innecesarios y tiempo de envíos a preparaciones de paquetes de formatos.

Veamos un ejemplo: Si tomamos en cuenta un proceso con 5 liberaciones de diversos empleados y el empleado generador de este proceso tiene que recabar la firma de las 5 liberaciones, estaríamos estimando para este ejercicio un tiempo de 40 a 45 minutos para liberar el proceso.

Aplicando el PaperLess a este proceso, eliminaríamos un formato que tal vez contenga 2 acuses de recibos más; por lo que al final del día se estarían eliminando 3 Hojas de Papel por formato, y si al final del día este formato se generara por cada empleado, tomando en cuenta un aproximado de una población de 100 empleados, estaríamos ahorrando 300 hojas de papel por cada día que este formato se realizara.

Aunque en términos de costo es muy poco significativo y pudiera no ser atractivo para muchas personas, tomemos en cuenta el tema de cuidado y protección de medio ambiente que, si bien este proceso no implica demasiado ahorro en hojas de papel, con 5 o 6 procesos con PaperLess el % (porciento) de ahorro en hojas de papel suena un poco más significativo.

Ahora para la parte de ahorros en tiempo de traslados y de autorizaciones, el ahorro monetario de éstas varía de acuerdo con el sueldo del empleado que las realiza. Haciendo uso del mismo ejemplo -el formato de 5 liberaciones- plantearemos el tema con un sueldo $60.00 pesos por hora y tomaremos en cuenta la liberación de formatos de 40 a 45 minutos por proceso. Si consideramos también que este formato se realiza al menos 1 vez a la semana y tomando este proceso como lo acabo de describir, el ahorro anual al aplicar una automatización al proceso y obtener una reducción del 50% de tiempo es de aproximadamente $1,560.00 pesos por cada empleado que somete este reporte. Si este mismo reporte lo someten todos los empleados, y tomando en cuenta los 100 empleados del ejemplo anterior, el ahorro sería de $156,000.00 pesos. Ahora bien, adicional al ahorro monetario, se aumenta la productividad de los empleados pues cuentan con 20 o 25 minutos adicionales para desarrollar algún otro proceso.

¿Cómo se ha logrado ésto dentro de Sauza?

 

paper less simplificacion de procesos industria tequilera

 

Ésto se ha logrado mediante la búsqueda de tecnologías que nos pudieran apoyar a optimizar estos procesos o formatos. Nosotros hemos optado por utilizar una tecnología ya creada que se encuentra dentro de la paquetería de office y es llamado InfoPath.

El InfoPath nos permite generar los formatos con los que estamos trabajando en papel y pasarlos a digital, de esta forma surge un proceso de autorizaciones de manera digital. Con este Software se está realizando la simplificación de muchos procesos en diversas áreas. Actualmente el área de Capacitación cuenta con 7 formatos actualizados que nos ayudan con un decremento del 42% de tiempo al realizar estas tareas. Es decir, el ahorro oscilaría alrededor de los $220,000.00 pesos, realizando 10 veces los formatos.

La inversión fue por el momento de 0 pesos mexicanos y el ahorro por un solo empleado es de $220,000.00 mxn y todo este tiempo de ahorro el empleado puede utilizarlo para otras actividades del área.

Con esto culmino nuevamente otro blog, agradezco su tiempo de lectura y cualquier pregunta no duden en realizarla.

Si quieres saber más sobre la modernización de nuestros procesos en Casa Sauza, haz click en las ligas que sean de tu interés:

También te invitamos a que vengas a Casa Sauza y conozcas de primera mano cómo es que trabajamos en esta compañía. Nos dará mucho gusto poder compartir contigo toda esta información, en vivo.

Haz clic para más información sobre: Tours Guiados de Casa Sauza

 

Temas: paperless, TPM/TRAAC

Alberto Zepeda

Escrito por Alberto Zepeda

-Analista Aprendizaje y Desarrollo Pilar Mantenimiento Planeado. -Proyectos: Adecuación Metodología de MP a procesos Administrativos

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