Mantenimiento Autónomo en Procesos Administrativos (Segunda Parte).

Como mencionamos en el blog anterior, estamos trabajando con la implementación de Mantenimiento Autónomo en Procesos Administrativos. En esta ocasión me gustaría compartirles cómo hemos llevado a cabo la implementación de las siguientes fases que son: la mejora y la estandarización de los procesos.

Mejora

Para implementar una mejora en el proceso, es importante considerar los resultados de la clasificación de las pérdidas que realizamos en la fase anterior y trabajar en un análisis de las mismas.

Análisis de las pérdidas

Tenemos 2 categorías de pérdidas, que son:

1. Las que pueden ser solucionadas por el dueño del proceso
2. Las que requieren de la intervención de terceros

Una vez que las tenemos clasificadas dentro de estas 2 categorías, podemos iniciar con el análisis. Es importante considerar lo siguiente en esta fase:

En el caso de las pérdidas que pueden ser solucionadas por el dueño del proceso, se debe analizar e identificar el impacto que lleva hacer una modificación, cambio o eliminación de la actividad y/o formato dentro de su proceso, buscando las mejores alternativas que aseguren que la implementación de su mejora cumple con los requerimientos de su proceso.

Las pérdidas que requieren intervención de terceros, es importante trabajarlas en conjunto con los involucrados en el proceso para analizar el impacto que con lleva realizar un cambio, modificación o eliminación de alguna actividad y/o formato. La validación de estas mejoras ayuda a que la implementación sea favorable para los que intervienen dentro de la actividad y asegura que la mejora cumpla con todos requerimientos del proceso.

Implementación de la Mejora

En esta fase debemos trabajar en la implementación de las mejoras que se definieron, es importante realizar un mapeo de nuestros procesos que nos permita ver el antes y el después para poder analizar el impacto de la implementación de las mejoras, así como identificar cada uno de los cambios realizados y su beneficio.

Una parte importante para considerar dentro de nuestro proceso es que, si tenemos actividades y/o formatos ligados a requerimientos legales, no podemos cambiar, modificar o eliminar la actividad y/o formato hasta que se valide con el área legal que la mejora cumpla con los requerimientos legales correspondientes.

Estandarización

En esta fase se elaboran los estándares del proceso para facilitar su ejecución, lo que buscamos es garantizar la calidad mediante políticas y/o procedimientos definidos que permitan la repetibilidad de nuestros procesos administrativos, confirmando que cualquier persona puede conocer y realizar el proceso.

Validación del Proceso

Se recomienda realizar una revisión de los estándares del proceso, el objetivo es analizarlo y validarlo, buscando realizar mejoras al proceso como parte de la rutina de trabajo.

Resultados del mantenimiento autónomo en procesos administrativos

Les puedo compartir que los resultados que hemos obtenido realizando la implementación de la analogía de los pasos de mantenimiento autónomo, aplicado a procesos administrativos en las fases de restauración, mejora y estandarización de procesos, nos han llevado a hacer cambios importantes en la manera de trabajar y les puedo confirmar que sí es posible obtener beneficios que ayudan al cumplimiento de sus actividades y que también benefician a tus clientes tanto internos como externos.

Lo más importante de esta implementación es que puede ser constante y una vez que realizas un cambio, sabes que puedes revisar tu proceso cuantas veces sea necesario y seguir implementando mejoras que beneficien el desarrollo del mismo.

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